Vorlagen für die Zusammenarbeit
Zehn Vorlagen zum Abschreiben – Übergabe, Besprechung, Wochenplan, Einarbeitung, Vertretung, Abschluss, Mängel, Material, Kundenanfrage, Tagesabschluss. Kurz genug, dass sie benutzt werden.
Die meisten Vorlagen scheitern daran, dass sie zu gut gemeint sind. Vierzehn Pflichtfelder, drei Unterschriften, zwei Seiten — so etwas füllt niemand aus, der gerade im Auto sitzt.
Die folgenden sind absichtlich kurz. Jede passt auf eine halbe Seite oder in eine Aufgabe. Schreibt sie ab, kürzt sie weiter, und streicht jedes Feld, das dreimal hintereinander leer geblieben ist.
Was eine Vorlage leisten muss
Bevor es an die konkreten Muster geht, drei Eigenschaften, die über Erfolg oder Ablage entscheiden.
Sie muss unter zwei Minuten ausfüllbar sein. Alles darüber passiert nicht mehr nebenbei, sondern wird auf später verschoben — und später heißt nie.
Sie muss an dem Ort liegen, an dem gearbeitet wird. Eine Vorlage in einem Ordner auf dem Server wird nicht benutzt. Eine Vorlage, aus der sich mit einem Klick eine Aufgabe erzeugt, schon.
Sie muss Lücken erlauben. Pflichtfelder führen dazu, dass Leute etwas Falsches eintragen, nur um weiterzukommen. Ein leeres Feld ist eine ehrliche Information: Das weiß gerade niemand.
1. Übergabe an die nächste Schicht
Für alles, was weitergereicht wird: Schicht, Tour, Baustelle, Dienst. Warum dabei so viel verloren geht, steht unter Übergabe ohne Informationsverlust.
Übergabe · Datum · von wem an wen
Die letzte Zeile ist die wichtigste und wird am häufigsten weggelassen. Dort steht das, was sonst nur in einem Kopf existiert: dass der Schlüssel beim Hausmeister liegt, dass der Kunde erst ab zehn erreichbar ist, dass die Zufahrt gesperrt war.
Bei „Wartet auf" gehört seit wann dazu. Ohne diese Angabe sammelt sich Blockiertes an, und niemand merkt, dass etwas seit drei Wochen liegt.
Tipp: Statt eines eigenen Formulars funktioniert das meistens besser als Kommentar an der Aufgabe selbst. Dann sucht später niemand nach dem Protokoll.
2. Besprechung in zehn Minuten
Für die Montagsrunde, das Tagesgespräch, den Wochenstart.
| Nr. | Frage | Dauer |
|---|---|---|
| 1 | Was ist seit letztem Mal fertig geworden? | 2 Min., nur Liste |
| 2 | Was hängt und warum? | 4 Min. |
| 3 | Was ist diese Woche neu? | 2 Min. |
| 4 | Wer braucht von wem etwas? | 2 Min. |
Danach: Jede genannte Sache hat einen Namen und ein Datum. Was keinen Namen bekommt, wird gestrichen.
Der letzte Satz ist die ganze Vorlage. Ohne ihn wird aus jeder Besprechung eine Sammlung guter Absichten – jede Sache braucht einen Namen und ein Datum.
Was nicht hineingehört: Diskussionen über das Wie. Wenn zwei Leute fünf Minuten über eine Lösung reden, machen sie das besser zu zweit, nicht vor sieben anderen. Der Satz dafür lautet: „Klärt ihr das danach?"
Was die Besprechung halbiert: Punkt 1 entfällt komplett, wenn Erledigtes auf dem Board sichtbar ist. Dann beginnt ihr direkt bei dem, was hängt.
3. Wochenplan für ein Team unterwegs
Für Teams, die nicht im Büro sitzen und morgens wissen müssen, wo sie hinfahren.
Woche [KW] · [Team]
| Tag | Wer | Wo / Was | Mitnehmen |
|---|---|---|---|
| Mo | Nima | Kundenportal, Abnahme vorbereiten | Unterlagen, Laptop |
| Di | Thomas | Objekt Nordstraße, Aufmaß | Messgerät, Leiter |
| Mi | beide | Messe Frühjahr, Stand aufbauen | Werkzeugkiste |
| Do | Nima | Berger, Angebot besprechen | Musterplatte |
| Fr | Thomas | Werkstatt, Restarbeiten | – |
Nicht vergessen: Termine, die nicht verschiebbar sind.
Unklar: was noch bestätigt werden muss, und von wem.
Die Zeilen oben sind ausgefüllt, damit man sieht, was in welche Spalte gehört — in eurer Fassung bleiben sie natürlich leer.
Die Spalte „Mitnehmen" spart die meisten Rückfahrten. Die Spalte „Unklar" ist der Unterschied zwischen einem Plan und einem Wunsch — und sie gehört freitags durchgegangen, nicht montags.
4. Einarbeitung: die ersten zwei Wochen
Für neue Leute, Aushilfen, Saisonkräfte und Azubis.
| Zeitpunkt | Was bis dahin passiert ist |
|---|---|
| Tag 1 | Rundgang: wer ist wer, wo ist was · Zugänge geklärt: Schlüssel, Spind, Konten, App · eine echte Aufgabe zusammen mit dem Paten |
| Woche 1 | Bei drei typischen Vorgängen dabei gewesen · weiß, wo nachzuschauen ist, bevor er fragt · hat einmal selbst etwas eingetragen |
| Woche 2 | Arbeitet eine Aufgabe allein ab · kennt die drei häufigsten Fehler und warum sie passieren · Rückmeldung in beide Richtungen, 15 Minuten |
Ein Pate ist wichtiger als ein Plan – dasselbe gilt bei der Einführung neuer Software. Wer nicht weiß, wen er fragen darf, fragt niemanden und rät stattdessen.
Die Zeile „Kennt die drei häufigsten Fehler" ist die wertvollste. Jeder Betrieb hat drei Dinge, die Neue regelmäßig falsch machen. Sie einmal auszusprechen spart Monate.
5. Urlaubsvertretung
Vertretung · wer ist wann weg · wer vertritt
Der dritte Block fehlt in fast jeder Urlaubsübergabe und ist der Grund, warum Vertretungen Dinge liegen lassen: Sie wissen nicht, was sie entscheiden dürfen.
Der fünfte Block ist die Umkehrung und spart am Rückkehrtag einen halben Vormittag.
6. Auftragsabschluss
Die Checkliste, die verhindert, dass drei Wochen später Rückfragen kommen.
Abschluss · Auftrag · Datum
- Alle Arbeitsschritte abgehakt
- Fotos vom Endzustand
- Mängel oder Abweichungen festgehalten
- Restmaterial zurück oder berechnet
- Kunde hat bestätigt – wer, wann, wie
- Unterlagen an die Abrechnung
- Nächster Schritt, falls einer offen ist
Zeile vier und sechs werden am häufigsten vergessen und kosten am meisten Geld.
Abschluss prüfen
- Zuständig
- Wer zuletzt vor Ort war
- Priorität
- Normal
7. Mängel- und Nachfassliste
Für alles, was nicht sofort erledigt werden kann, aber nicht vergessen werden darf.
Mängel · [Objekt / Auftrag]
| Nr. | Was | Wo genau | Gemeldet von | Seit | Wer macht | Erledigt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Heizung tropft | Wohnung 12, Bad | Frau Berger | 2. Okt. | Thomas | offen |
| 2 | Licht fällt aus | Treppenhaus EG | Hausmeister | 4. Okt. | noch offen | offen |
Foto bei jedem Punkt. Erledigt heißt: nachgeschaut, nicht nur gemacht.
Die Spalte „Seit" ist entscheidend. Ohne sie sieht eine Liste mit fünf offenen Punkten gleich aus, egal ob sie zwei Tage oder vier Monate alt ist.
Der Satz am Ende verhindert den häufigsten Streitfall: Etwas gilt als erledigt, weil jemand es gemacht hat — aber niemand hat nachgesehen.
8. Materialliste für unterwegs
Material · Einsatz oder Tour · Datum
Der dritte Block spart die meiste Zeit und wird am seltensten geführt. Wer nicht weiß, was schon vor Ort liegt, nimmt es zweimal mit — oder gar nicht.
9. Kundenanfrage aufnehmen
Für alles, was am Telefon oder an der Tür hereinkommt und nicht sofort beantwortet werden kann.
Anfrage · Datum und Uhrzeit · aufgenommen von
Die Zeile „in den Worten des Kunden" klingt nebensächlich und verhindert den häufigsten Fehler: Wer eine Anfrage schon beim Aufschreiben in Fachsprache übersetzt, verliert Informationen, die später fehlen.
Die Zeile „Nächster Schritt" ist der Unterschied zwischen einer Notiz und einer Aufgabe. Ohne sie liegt die Anfrage herum, bis der Kunde noch einmal anruft.
10. Tagesabschluss unterwegs
Für alle, die abends nicht ins Büro zurückfahren. Zwei Minuten im Auto, bevor der Motor anspringt.
Tagesabschluss · Datum · Name
Diese Vorlage spart die meisten Abendanrufe. Der Block „Brauche von jemandem" ist der wichtigste: Er sorgt dafür, dass das Büro am nächsten Morgen schon etwas vorbereitet hat, statt erst um zehn zu erfahren, dass etwas fehlt.
Vorlagen für ganze Abläufe
Die stärkste Form einer Vorlage ist keine Liste, sondern ein fertiges Projekt. Wenn bei euch derselbe Ablauf immer wieder vorkommt — ein Standardauftrag, eine Veranstaltung, ein Onboarding, eine Wartung — lohnt es sich, ihn einmal sauber anzulegen und danach zu vervielfältigen.
Was in eine solche Ablaufvorlage gehört:
- Alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge, mit Arbeitsschritten
- Wer typischerweise zuständig ist, als Rolle, nicht als Name
- Zeitlicher Abstand statt fester Termine – „drei Tage vor Beginn" statt „14. März"
- Die zwei Stellen, an denen es erfahrungsgemäß hakt, als Hinweis in der Aufgabe
Der Gewinn ist größer als bei jedem Formular: Ein Ablauf, der sonst zwanzig Minuten Planung kostet, steht in zwei Minuten — und zwar vollständig, auch die Punkte, die man beim fünften Mal gerne vergisst.
Der häufigste Fehler dabei ist, die Vorlage zu detailliert zu machen. Eine Ablaufvorlage mit vierzig Aufgaben wird beim ersten Einsatz zur Hälfte gelöscht. Zwölf bis fünfzehn sind meistens genug.
Papier oder digital?
Eine Frage, die sich nicht pauschal beantworten lässt — aber nach einem klaren Muster.
| Worum es geht | Papier gewinnt | Digital gewinnt |
|---|---|---|
| Ausfüllen vor Ort | schneller, auch mit Handschuhen | langsamer, braucht saubere Finger |
| Wiederfinden | unmöglich ab zwanzig Blatt | Suche in Sekunden |
| Weitergeben | nur persönlich | sofort bei allen |
| Fotos dazu | gar nicht | selbstverständlich |
| Ausfall | Zettel geht verloren | Gerät ist leer |
In der Praxis bewährt sich eine Mischung: Was einmal gebraucht wird und sofort weg kann, darf auf Papier. Was wiedergefunden werden muss, gehört ins System.
Der häufigste Fehler ist die Kombination aus beidem in der falschen Reihenfolge: erst auf Papier, dann abends abtippen. Das passiert an ungefähr jedem dritten Abend nicht — und dann fehlt die Information doppelt, weil auch der Zettel weg ist.
Wann eine Vorlage schadet
Nicht jedes wiederkehrende Thema braucht ein Formular. Drei Fälle, in denen eine Vorlage mehr kaputt macht, als sie hilft:
Wenn der Vorgang selten ist. Etwas, das viermal im Jahr vorkommt, wird jedes Mal neu nachgedacht — und das ist richtig so. Eine Vorlage dafür zu pflegen kostet mehr, als sie je einspart.
Wenn sie Denken ersetzt. Eine Mängelliste mit vorgegebenen Kategorien führt dazu, dass Dinge in die nächstpassende Schublade wandern statt richtig beschrieben zu werden.
Wenn sie zum Nachweis wird. Sobald eine Vorlage dazu dient zu belegen, dass jemand etwas getan hat, wird sie ausgefüllt, um auszusehen wie ausgefüllt. Der Informationswert geht dabei verloren.
Wie ihr Vorlagen benutzt, ohne dass sie Ballast werden
Nicht als eigenes Dokument. Eine Vorlage, die in einem Ordner liegt, wird nicht benutzt. Legt sie als Aufgabenvorlage an, dann entsteht sie mit einem Klick dort, wo gearbeitet wird.
Kürzt nach vier Wochen. Jedes Feld, das viermal leer blieb, fliegt raus. Jedes Feld, das immer dasselbe enthält, wird zur Voreinstellung statt zur Frage.
Eine Vorlage pro Anlass, nicht pro Abteilung. Sobald es zwei Fassungen desselben Formulars gibt, benutzt jeder die, die er zuerst findet.
Keine Unterschriften, wo keine nötig sind. Eine Unterschrift macht aus einer Notiz ein Dokument — und aus einer Minute fünf.
Eine Person pflegt sie. Wenn jeder Vorlagen ändern darf, gibt es nach einem halben Jahr fünf Fassungen. Wenn niemand sie ändern darf, veralten sie.
Der Vorlagen-Test nach vier Wochen
Nehmt euch zwanzig Minuten und geht jede Vorlage mit drei Fragen durch:
| Frage | Wenn ja |
|---|---|
| Welche Felder waren meistens leer? | Streichen |
| Welche enthielten immer dasselbe? | Voreinstellung statt Frage |
| Was hat trotzdem gefehlt? | Ein Feld ergänzen, höchstens eines |
Nach zwei solchen Durchgängen hat eine Vorlage die Form, die zu euch passt — und nicht die, die jemand sich am Schreibtisch ausgedacht hat.
Häufige Fragen
Wie lang darf eine Vorlage sein?
So lang, dass sie in unter zwei Minuten ausgefüllt ist. Alles darüber passiert nicht mehr nebenbei und wird auf später verschoben – und später heißt in der Praxis nie.
Sollen Felder Pflicht sein?
Nein. Pflichtfelder führen dazu, dass Leute etwas Falsches eintragen, nur um weiterzukommen. Ein leeres Feld ist eine ehrliche Information.
Wo sollten Vorlagen liegen?
Dort, wo gearbeitet wird – am besten als Aufgabenvorlage, aus der sich mit einem Klick eine echte Aufgabe erzeugen lässt. Vorlagen in einem Ordner auf dem Server werden nicht benutzt.
Brauchen wir für jede Abteilung eigene Vorlagen?
Besser nicht. Eine Vorlage pro Anlass reicht. Sobald es zwei Fassungen desselben Formulars gibt, benutzt jeder die, die er zuerst findet – und nichts ist mehr vergleichbar.
Wie oft sollte man Vorlagen überarbeiten?
Einmal nach vier Wochen, danach halbjährlich. Streicht jedes Feld, das meistens leer blieb, und macht jedes Feld zur Voreinstellung, das immer dasselbe enthielt.
Was gehört in eine Übergabe, was nicht?
Nur Abweichungen: erledigt, offen, blockiert mit Datum, neu dazugekommen – und das, was euch selbst überrascht hat. Der Normalzustand gehört nicht hinein.
Brauchen wir Unterschriften auf unseren Vorlagen?
Nur dort, wo sie rechtlich gefordert sind, etwa bei einer Abnahme. Überall sonst macht eine Unterschrift aus einer Notiz ein Dokument und aus einer Minute fünf.
Zusammengefasst
- Kurz schlägt vollständig. Was nicht in zwei Minuten ausgefüllt ist, wird nicht ausgefüllt.
- Die wertvollste Zeile jeder Übergabe ist „Was du wissen solltest".
- Bei allem Blockierten gehört seit wann dazu.
- Eine Besprechung ohne Namen und Datum hinter jedem Punkt ist eine Sammlung guter Absichten.
- Vertretungen brauchen vor allem zu wissen, was sie selbst entscheiden dürfen.
- Vorlagen gehören dorthin, wo gearbeitet wird, nicht in einen Ordner.
- Streicht nach vier Wochen jedes Feld, das leer geblieben ist — und ergänzt höchstens eines.